Как автоматизировать работу мобильного персонала и забыть про хаос в мессенджерах

Родион Репин: В отсутствии прямого контроля за работникам. Есть также сложность с передачей информации о проделанной работе — на это всегда уходит много времени. Как и на постановку задач и формирование инструкции для сотрудника.

И опять же — если у компании не слишком развита ИТ-экспертиза, даже вменяемый продукт получить на заказ ей будет сложно.

Тяжелее всего управлять полевыми работниками в масштабных проектах. Представьте, что у телеком-компании тысяча вышек по всей стране, каждую обслуживает несколько бригад технических специалистов. Их всех нужно контролировать одинаково и получать единообразные отчеты о том, как они справились со своими задачами.

Родион Репин: По-разному, все зависит от уровня менеджмента компании. Крупные организации стараются внедрять автоматизацию, мобильные приложения для управления задачами. Компании меньшего размера пользуются подручными материалами — в ход идет консьюмерский или офисный софт.

Но если отчётов много, то для работы с ними можно использовать наш конвейер обработки данных. Представим, что клумб у вас 10 тыс. и нужно провести полную проверку. Такого количества проверяющих у заказчика может просто не быть, процесс затянется. Но наш конвейер обработки данных с таким справится.

Это, кстати, вторая важная “фишка” нашей платформы — мы можем бесшовно забрать данные из MA.direct и обработать их в конвейере MA.works с помощью скриптов, нейронных сетей и людей-модераторов.

Родион Репин: Отчёты можно обрабатывать самостоятельно в системе MA.direct, заполняя, дополняя или верифицируя формы отчета на основании данных, полученных от исполнителя.

Основным инструментом координации полевых работ был и остается мессенджер. Он действительно удобен, если нужно скоординировать 10 человек, но если их тысяча... Мессенджер — это все же потребительский продукт. В то же время я знаю достаточно большие компании, которые до сих пор собирают отчеты через WhatsApp, хотя в нем нет ничего, что свойственно корпоративному софту. Вся информация поступает в мессенджер и выгружается из него в ручном режиме. Широко распространенная практика – заполнение в телефоне и на планшете Excel-документов.

Некоторые компании создают собственный софт на основе какого-то фреймворка или с нуля — есть удачные и неудачные кейсы. Если у организации нет экспертизы в управлении ИТ-продуктами, на выходе может получиться многофункциональный комбайн, в котором ничего толком не работает. Иногда компания заказывает решение, но это очень дорого. Отдельные компании тратят на автоматизацию таких процессов от десятка до пары сотен млн рублей.

Родион Репин: Компания MillionAgents основана около 10 лет назад, наша ключевая экспертиза — управление полевым персоналом. Полевые сотрудники — это люди, которые работают «на земле», а не в офисе. Мерчендайзеры в магазинах, промоутеры на улицах, инженеры, которые обслуживают технические объекты, например, вышки связи. Отрасль не так важна.

Сегодня мы являемся ключевым поставщиком услуг ценового мониторинга для большинства федеральных розничных FMCG-сетей. Для автоматизации всей операционки по нашим проектам (а в случае мониторингов федерального масштаба речь идет о взаимодействии с тысячами распределенных исполнителей ежедневно), мы разработали собственное ПО. В какой-то момент мы задумались, как развиваться дальше, и решили конвертировать нашу экспертизу в SaaS-решение.

Мы не делаем акцент на конкретной отрасли, так как строили софт максимально абстрактно и гибко. Из «коробки» мы можем автоматизировать огромное количество процессов из самых разных отраслей — ритейл, рекламные и маркетинговые агентства, сервисные компании, использующие временный персонал (клининг, технический сервис, благоустройство), управляющие компании и ЖКХ-сектор и т.д.

Ближе всего нам ритейл. И сейчас наша платформа в процессе внедрения в мерчендайзинговых агентствах. Постепенно мы начинаем смотреть в сторону телеком-компаний, у которых много географически распределенного оборудования, требующего инсталляции и обслуживания.

Родион Репин: MA.direct — это программный комплекс, который автоматизирует все операции по управлению проектами с удаленным полевым персоналом, в том числе получающим сдельную оплату за свои услуги. Процессы, которые раньше выполнялись с помощью Excel-таблиц и Word-документов, емейлов и мессенджеров мы объединили в единое технологическое решение, состоящее из мобильного приложения для исполнителей и web-приложения для заказчиков.

Кроме того, внутри продукта есть ряд других полезных опций — например, сервис для управления документами и хранения файлов, система организации выплат и проверки контрагентов.

Родион Репин: Главная цель — автоматизация всей работы с полевым персоналом в рамках единой системы. Платформа позволяет вести базу исполнителей, предоставлять уровни доступа менеджерам, гибко формировать графики работы, легко и без лишних трудозатрат организовывать людей, раздавая им задачи. Решение помогает формировать анкеты для сбора данных, формируя сценарий работы исполнителей. Можно получать и обрабатывать их отчеты.

Родион Репин: Каждый исполнитель может работать на любое количество заказчиков, а компании в системе могут состоять в связях друг с другом, в том числе многоуровневой. То есть в рамках проекта могут быть гензаказчик, заказчик, подрядчик, субподрядчик и т.д.

В примеру, производитель продуктов питания заказывает мерчендайзинг какому-то агентству в 10 тыс. точек, разбросанных по всей России. Допустим, каждую точку три раза в неделю должен посещать один специалист. Эти 10 тыс. человек связаны с агентством, а оно — с заказчиком как с партнером, и все отчеты оказываются в партнерском кабинете. Цепочка может быть сложнее, но суть не меняется — конечный заказчик получает доступ к проекту и может посмотреть все отчеты, которые вы верифицировали и одобрили.

Родион Репин: Решения так или иначе есть, так как проблема управления полевым персоналом возникла не вчера. Вопрос в том, насколько хорошо они проработаны. Из западных решений класса WFM (также их причисляют к FFM или WFA решениям) мы ориентируемся на Shopmetrics, Сhecker Soft и GoSpotCheck.

Родион Репин: Это даже не проблема, а данность — если сложный софтверный продукт глубоко затрагивает процессы компании, всегда есть инертность при его интеграции. В том числе потому что стоимость софта — это одно, а стоимость внедрения — другое. Мы располагаем гибким SaaS-решением из «коробки», но от внедрения никуда не деться. А компаниям порой трудно решиться даже на покупку обычной CRM.

Увы, сейчас распространена другая практика — человек на улице сажает клумбу, фотографирует ее со всех сторон и отправляет в WhatsApp бригадиру. А у бригадира таких, как он — 20 человек, и отчитаться ему за них нужно перед начальником, у которого тоже 20 бригадиров. Получается, каждый бригадир должен выгрузить фотографии из WhatsApp, переименовать файлы, загрузить их на «Яндекс-диск», сформировать таблицу и вставить в нее ссылки. Ее он отправит начальнику, который будет собирать все таблички в одну большую, чтобы отправить уже своему начальнику.

Наше решение позволяет обойтись без вороха табличек и файлов, следить за отчетностью в рамках единой системы со сквозными сущностями: проект, задача, отчет по ней, ответственные. В итоге бессмысленных действий становится меньше, продуктивность повышается.

Родион Репин: Исполнитель в приложении получает задачу: «посади клумбу в этой геоточке, сфотографируй ее четыре раза и сделай видео». Он прикрепляет к задаче файлы, отчет загружается в проект. Конечный заказчик может зайти в веб-приложение и получить отчет по всему проекту в виде консолидированной таблицы или дашборда. А может зайти в каждый отчет, чтобы полюбоваться на конкретные клумбы.

Родион Репин: Первая — гибкий конструктор сценариев. На старте менеджер должен создать в веб-приложении анкету (чек-лист) для исполнителя. Наш конструктор позволяет в простом и удобном интерфейсе без программирования построить максимально вариативную анкету.

Как правило, они строятся линейно, но иногда исполнителю определенные действия нужно выполнить несколько раз. Для этой цели в нашем конструкторе можно настраивать циклические элементы — мобильный пользователь может выбирать, по какому циклу идти.

По сути, наш конструктор сценариев — это конструктор мини-приложений. Обычно такие кастомизированные вещи делают на заказ, а у нас все работает из «коробки», без программирования. Иными словами, вы можете своими руками построить любой вариативный процесс, с циклами и сложной логикой, просто читая руководство пользователя. Я знаю, что в некоторых крупных компаниях над программированием таких анкет работает отдельный ИТ-специалист, потому что их софт «из коробки» так не умеет. Наш — умеет.

Так что один и тот же сценарий может отображаться в разных геоточках по-разному за счет использования переменных. Для создания контента сценариев также могут использоваться справочники, которые обновляются по API из других информационных систем заказчика.

Как с этим бороться? Формировать базу знаний из обучающих материалов. Но даже так заказчики будут внедрять любой софт со скрипом.

Задача конвейера заключается в том, чтобы преобразовывать данные и приводить их к желаемому формату. Допустим, у вас много фотографий счетчиков и нужно снять с них показания, превратив в числовой массив.

Родион Репин: Продукт может использовать любая компания, у которой есть полевые работники, штатные или внештатные. Для последних, кстати, у нас есть возможность оплаты как самозанятым. MA.direct подойдет организации, которая выполняет проекты с широкой географией — для себя или в интересах другого заказчика.